অনলাইন শপে Cash on Delivery কীভাবে চালু থাকে, অর্ডার কনফার্ম, কুরিয়ার বুকিং আর টাকার হিসাব মেলানোর পুরো প্রক্রিয়া ধাপে ধাপে।
বাংলাদেশের বেশিরভাগ অনলাইন ক্রেতা এখনো পণ্য হাতে পেয়ে টাকা দিতে চান। তাই নতুন অনলাইন শপের জন্য Cash on Delivery (COD) প্রায় বাধ্যতামূলক। ভুয়া অর্ডার আর রিটার্ন কমানো নিয়ে আমাদের আলাদা লেখা আছে। এই লেখাটা শুধু সেটআপ আর প্রতিদিনের কাজের প্রক্রিয়া নিয়ে: COD চালু করা থেকে কুরিয়ারের টাকা মেলানো পর্যন্ত।
COD কীভাবে কাজ করে: পুরো চক্র
- ক্রেতা ওয়েবসাইটে অর্ডার দেন, পেমেন্ট মেথড বাছেন "Cash on Delivery"।
- অর্ডার আপনার অ্যাডমিনে Pending অবস্থায় আসে।
- আপনি ফোন করে কনফার্ম করেন।
- প্যাক করে কুরিয়ারে বুক করেন।
- কুরিয়ার ক্রেতার কাছ থেকে টাকা নেয়।
- কুরিয়ার তাদের নিয়ম অনুযায়ী চার্জ কেটে আপনার টাকা পাঠায়।
- আপনি হিসাব মিলিয়ে অর্ডার বন্ধ করেন।
ধাপ ১: COD চালু আছে কিনা দেখুন
Multipurc-এ Cash on Delivery একটা প্লাগইন, আর প্রাইসিং পেজ অনুযায়ী এটা Starter, Pro, Elite সব প্যাকেজে আছে। Learning Center অনুযায়ী:
- সাইডবারে Reports → Methods খুলুন।
- Cash on Delivery-র পাশে Ready লেখা থাকলে এটা চালু।
- প্লাগইন তালিকা দেখতে Integrations খুলুন। সেখানে COD-এর Configure বা Deactivate অপশন পাবেন।
প্লাগইন চালু থাকলেই চেকআউটে "Cash on Delivery" অপশন দেখায়।
ধাপ ২: ডেলিভারি চার্জ ঠিক করুন
COD অর্ডারে ক্রেতা মোট কত দেবেন, সেটা চেকআউটেই পরিষ্কার থাকা উচিত। Shipping → Zones-এ:
- "ঢাকার ভেতরে" আর "ঢাকার বাইরে" দুটো জোন বানান।
- প্রতিটির ডেলিভারি চার্জ দিন।
- কুরিয়ারের আসল খরচ আর COD চার্জ মাথায় রেখে চার্জ ঠিক করুন, যাতে প্রতি অর্ডারে লোকসান না হয়।
ধাপ ৩: কুরিয়ার যুক্ত করুন
COD-এর টাকা আসলে তোলে কুরিয়ার। তাই:
- Pathao, REDX বা Steadfast-এ মার্চেন্ট অ্যাকাউন্ট খুলুন।
- তাদের কাছ থেকে API তথ্য নিন।
- Multipurc-এ Shipping → Couriers-এ গিয়ে কুরিয়ারের কার্ডে Configure চাপুন, তথ্য দিয়ে সেভ করুন।
কুরিয়ার কত দিনে টাকা পাঠায়, COD চার্জ কত, রিটার্ন চার্জ কত: এগুলো কুরিয়ারের সাথে সরাসরি জেনে নিন, কারণ এসব তাদের নিজস্ব নিয়ম আর সময়ের সাথে বদলায়।
ধাপ ৪: প্রতিদিনের অর্ডার রুটিন
একটা সহজ রুটিন রাখলে COD অর্ডারে ভুল কমে:
সকালে:
- Orders → Pending খুলুন।
- প্রতিটি অর্ডারে ফোন করে নাম, ঠিকানা, পণ্য আর মোট টাকা কনফার্ম করুন।
- কনফার্ম হলে স্ট্যাটাস বদলান; না ধরলে নোট রাখুন, বিকেলে আবার কল দিন।
দুপুরে:
- Processing-এর অর্ডার প্যাক করুন।
- একসাথে কয়েকটা অর্ডার টিক দিয়ে Download invoice দিয়ে ইনভয়েস প্রিন্ট করুন, প্যাকেটে দিন।
- কুরিয়ারে বুক করুন।
সন্ধ্যায়:
- কুরিয়ার স্ট্যাটাস দেখুন: কোনটা ডেলিভারড, কোনটা রিটার্ন।
ধাপ ৫: টাকার হিসাব মেলানো
এখানেই অনেকে ভুল করেন। কুরিয়ার টাকা পাঠালে:
- Reports → Transactions-এ দেখুন কোন পেমেন্ট Pending (COD ডেলিভারি হয়নি) আর কোনটা পাওয়া গেছে।
- কুরিয়ারের পেমেন্ট স্টেটমেন্টের সাথে অর্ডার নম্বর মিলিয়ে দেখুন।
- কোনো অর্ডারের টাকা না এলে সাথে সাথে কুরিয়ারকে জানান।
- সপ্তাহে একবার পুরো হিসাব মেলান। মাস শেষে মেলাতে গেলে ভুল ধরা কঠিন।
ধাপ ৬: চেকআউটে COD-এর তথ্য পরিষ্কার রাখুন
- ডেলিভারি চার্জ চেকআউটে দেখান।
- "পণ্য দেখে নিতে পারবেন কিনা" সেটা Delivery বা Return Policy পেজে লিখুন (CMS → Pages)।
- দামি পণ্যে আংশিক আগাম চাইলে সেটা প্রোডাক্ট পেজে আগে থেকে লিখে দিন। SSLCommerz কনফিগার করা থাকলে ক্রেতা অনলাইনে আগাম দিতে পারবেন।
ঝুঁকি কমানোর দুটো বাড়তি টুল
- Fake Order Tracking প্লাগইন ক্রেতার ফোন নম্বরের কুরিয়ার ডেলিভারি হিস্ট্রি চেক করে। এটা Pro ও Elite প্যাকেজে আছে (প্রাইসিং পেজ দেখুন)।
- SMS প্লাগইন (BD Bulk SMS, BulkSMSBD) দিয়ে অর্ডার নোটিফিকেশন পাঠানো যায়; সব প্যাকেজে আছে। ক্রেতা SMS পেলে মনে রাখেন যে অর্ডার করেছেন, ফলে পার্সেল ফেরত কম আসে।
সাধারণ ভুল
- কনফার্ম না করেই সব অর্ডার পাঠিয়ে দেওয়া
- ডেলিভারি চার্জ কম ধরে প্রতি অর্ডারে লোকসান
- কুরিয়ারের টাকা না মিলিয়ে মাসের পর মাস চলা
- রিটার্ন পার্সেল ফেরত পেয়ে স্টক আপডেট না করা
শেষ কথা
COD শুধু একটা পেমেন্ট অপশন নয়, পুরো একটা প্রক্রিয়া। চালু করা সহজ, আসল কাজ হলো প্রতিদিনের রুটিন আর হিসাব মেলানো। ১৪ দিনের ফ্রি ট্রায়ালে একটা টেস্ট অর্ডার দিয়ে পুরো চক্রটা নিজে চালিয়ে দেখুন।